“Aksi ini akan memelihara dokumen fisik dengan cara yang terorganisir, aman, dan mudah diakses saat diperlukan,” ujar Feliks.
Waisai, RajaAmpatNews– Kepala Dinas Komunikasi Informatika, Persandian dan Statistik Raja Ampat, Frits Feliks Dimara, S.PT, MM membuka dengan kegiatan sosialisasi Optimalisasi Data Arsip Pengawai Berbasis Scanner yang berlangsung di Ruang Rapat Diskominfo Raja Ampat, Selasa, (1/10/2024).
Optimalisasi Data Arsip Pegawai Berbasis Scanner merupakan aksi perubahan pejabat Eselon IV Diskominfo, Ahmad Yani, S.Kom yang mengikut Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV di PPSDM Kemedagri Regional Makasar Tahun 2024.
Frits Feliks Dimara menyambut baik dan mendukung penuh dengan aksi perubahan tersebut. Feliks, sapaan Frits Feliks Dimara mengakui pemindaian arsip menggunakan mesin scanner sangat penting demi efisiensi, keamanan, aksesibilitas dan pelestarian dokumen.
“Aksi ini akan memelihara dokumen fisik dengan cara yang terorganisir, aman, dan mudah diakses saat diperlukan,” ujar Feliks.
Sementara itu, Ahman Yani dalam paparannya menjelaskan engarsipan data arsip pegawai adalah proses mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan dokumen dan informasi dalam bentuk fisik.
“Ini melibatkan penggunaan kertas, map, folder, lemari arsip, dan sistem pengindeksan manual untuk memastikan dokumen mudah ditemukan dan diakses,” kata Ahmad Yani dalam sosialisasi tersebut.
Diterangkannya, Pendataan data arsip pegawai tetap memiliki sejumlah kepentingan dan manfaat dalam pengelolaan informasi dan dokumen. Pendataan arsip secara manual memungkinkan penyimpanan dokumen dalam bentuk aslinya, termasuk tanda tangan asli dan cap resmi, yang mungkin diperlukan untuk validitas hukum.
“Dokumen yang disimpan secara manual tidak rentan terhadap serangan siber, malware, atau kerusakan data digital. Pendataan manual memberikan perlindungan tambahan terhadap resiko tersebut,” tambah Yani.
Aksi perubahan ini, kata Yani memiliki tiga tujuan antara lain jangka panjang, memudahkan penemuan arsip untuk semua pegawai Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik. Sedangkan jangka menengah guna mewujudkan pemindaian arsip pegawai serta jangka pendek adalah mewujudkan pengelolaan arsip secara terpadu.
Sosialisasi tersebut dihadir pejabat dan ASN di Diskominfo, Persandian dan Statistik Raja Ampat.
